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Temps de lecture : 7 minutes

nouveaux collaborateurs

Nous partageons ici ce que nous avons imaginé pour une société à mission.

Le secteur ?
Agricole

Le service qui nous a contactés ?
Ressources Humaines

Le processus concerné ?
L’intégration des nouveaux arrivants, en particulier dans un contexte de télétravail généralisé

Le constat

Les outils mis à la disposition des nouveaux collaborateurs sont nombreux, certes, mais que véhiculent-ils ?
Par exemple, le portail RH est présenté aux nouveaux arrivants via une documentation écrite : un guide utilisateur de 17 pages avec de nombreuses captures d’écran et une FAQ.
Les contenus proposés manquent de structuration. Toutes les informations y sont présentées de la même façon, les unes à la suite des autres. Il est très difficile pour un nouvel arrivant de s’y retrouver. Le foisonnement et la forme des contenus accroît la charge mentale des nouveaux collaborateurs.

D’ailleurs, même les collaborateurs de longue date (en dehors du service des Ressources Humaines) rencontrent toujours des difficultés lorsqu’ils veulent utiliser certains services du portail RH !

En outre, la convivialité est absente des documents mis à la disposition des nouveaux arrivants.

Le défi pour notre équipe

Le service RH souhaite repenser le processus d’onboarding. En effet, pour un nouveau collaborateur, apprendre un autre fonctionnement nécessite du temps et de l’énergie. De plus, le fait de travailler à distance rend plus difficile de fait d’interpeller un collaborateur pour lui poser des questions !

Accompagner cet apprentissage avec empathie demande donc une réflexion autour des outils mis à la disposition des nouveaux arrivants.
En particulier, comment faire pour que les nouveaux arrivants se sentent accueillis, compris et accompagnés dans la découverte du portail RH ?

Notre solution

Une vidéo explicative de 3 min

Cette vidéo met en scène un personnage représentant un collaborateur qui s’adresse aux nouveaux arrivants. Il se met à leur place et se remémore son arrivée dans l’entreprise. Il leur explique comment il s’y est pris pour comprendre le fonctionnement du portail RH.
“Par où commencer ?”
“Quelles rubriques seront les plus fréquemment utilisées ?”
Etc.

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4 vidéos de 30 secondes

Il arrive que les collaborateurs aient des demandes très spécifiques (et souvent urgentes). Rechercher les réponses génère alors souvent du stress.
Chacune de ces demandes a fait l’objet d’une vidéo très courte. Ainsi, les collaborateurs (nouveaux arrivants ou non !) ayant besoin de ces informations, peuvent y accéder facilement.

Un PDF interactif

Ce PDF permet d’aiguiller rapidement, vers le processus ad hoc, l’utilisateur qui souhaite déposer une demande.
L’organisation des informations dans l’espace du PDF permet de se repérer beaucoup plus aisément que dans une liste.
(Ce PDF comporte bien évidemment des liens hypertextes vers les vidéos produites par nos soins !)

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Et vous ?

Avez-vous besoin de repenser le processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs ? Nous vous offrons une séance de créativité pour avancer ensemble !

Johanna Boulanger-Laforge

Co-créatrice du studio KUSUDAMA et docteure en sciences de l'éducation, Johanna est une conceptrice passionnée par la pédagogie et les apports des sciences cognitives.